Habeas Data

POLÍTICA DE MANEJO Y TRATAMIENTO DE DATOS

Responsable de las bases de datos: CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE
Nit: 800110503-7
Ciudad: Bogotá (Colombia)
Correo electrónico: sbdrivecentrocomercial@hotmail.com

CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, propiedad horizontal comprometida
con el cumplimiento estricto de la normatividad en materia de datos personales. En
virtud a ello, el CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, ha establecido el
presente MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE
BASES DE DATOS PERSONALES (En adelante “EL MANUAL”), el cual contendrá a nivel
general los derechos que les asisten a los titulares de los datos públicos, semipúblicos,
privados y sensibles, el tratamiento y los mecanismos para hacer valer sus Derechos de
conformidad con la normatividad vigente, en los siguientes términos.

LEY APLICABLE

El presente MANUAL ha sido desarrollado bajo lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de
la Constitución Política de Colombia, que consagran el Derecho Fundamental al Habeas
Data, la Ley 1581 de 2012 "por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales" y el Decreto 1377 de 2013 "por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012".

AMBITO DE APLICACIÓN

Los principios y disposiciones contenidas en EL MANUAL serán aplicables a los datos
personales registrados en las bases de datos sobre las cuales CENTRO COMERCIAL
SANTA BARBARA DRIVE, desarrolle tratamiento o sea responsable, en los términos de
la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios.
OBJETO DEL MANUAL

El MANUAL desarrolla las obligaciones contenidas en el literal k) del artículo 17 y en el
literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, los cuales regulan los deberes que
asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como
a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre "Políticas de
Tratamiento", el cual dispone que “Los responsables del tratamiento deberán
desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los
Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”.

DEFINICIONES

Para efectos de dar claridad y transparencia a la lectura del presente MANUAL, se
desarrollarán las siguientes definiciones:
 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
 Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento
de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información
relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.
 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables
 Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el Titular.
 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las
personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
 Datos sensibles: se trata de aquella información que afecta la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento.
 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.
 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los

mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA.
La administración por medio del área Administrativa tiene a su cargo la labor de
desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto,
todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en las
diferentes áreas del CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, están obligados a
reportar estas bases de datos al área Administrativa, quienes a su vez se encargarán de
dar solución a las diferentes peticiones, quejas o reclamos que sean presentadas por
parte de los Titulares de la información, para que ejerzan sus derechos a conocer,
actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por
parte del CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, requiere del consentimiento
libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. En Virtud a ello, se han
establecido los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares,
garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha
autorización. Para tales fines, el CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, podrá
emplear medios físicos, electrónicos, de audio, video o en cualquier otro formato que
permita garantizar la constancia de dicha autorización, de acuerdo a lo contenido en la
Ley 1581 de 2012. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que
se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de
que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y
conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el
uso específico que de ellos se ha dado.
Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus
datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.
El CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, deja claro que la autorización
expresa será pedida al titular exclusivamente si maneja datos diferentes a datos
públicos, es decir, datos semiprivados, privados y sensibles.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato,
que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales
semiprivados, privados y sensibles. A través de este documento se comunica al Titular
la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información
que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales semiprivados, privados y
sensibles.
El Aviso de Privacidad, deberá contener la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca
la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se
produzcan en ella.

EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE realizará el Tratamiento de datos
personales de sus empleados, proveedores y clientes. En desarrollo de los principios de
finalidad y libertad contemplados en la Ley, la recolección de datos personales por
parte del CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE se limitará a aquellos datos
personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son
recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos
expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales
semiprivados, privados y sensibles sin autorización del Titular.
El CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, tiene la obligación de mantener la
confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá
divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades
que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera
gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de
conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración,
utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y
se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:
a) Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados: Se realiza para
cumplir con las obligaciones laborales a cargo del CENTRO COMERCIAL SANTA
BARBARA DRIVE, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de
seguridad social, atención de consultas, peticiones, información comercial, solicitudes,
acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por las personas
autorizadas por la Ley, o por entidades del sistema general de seguridad social a los

que el Titular esté o hubiere estado vinculado. b) Tratamiento de datos personales de

Proveedores: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo del
CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, tales como pagos de honorarios,
reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la
obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, información comercial,
solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus
legitimarios.
c) Tratamiento de datos personales de Clientes: Tiene el propósito de que el CENTRO
COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, pueda cumplir con las obligaciones
contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones
que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, información
comercial, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas
por el Titular de la información o por sus legitimarios.

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE

NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos
de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede
generar discriminación, tales como los relacionados con :
o Origen racial o étnico.
o Orientación política.
o Convicciones religiosas / filosóficas.
o Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de
derechos humanos o a partidos políticos.
o Salud.
o Vida sexual.
o Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley,
salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre
otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización,
deberá el CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE:
 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.

 Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y
la finalidad del Tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre
Datos Personales sensibles.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE

NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del
Decreto 1377 de 2013, el CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, sólo realizará
el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión
de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando
este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE ,
deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente,
previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada
teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Son Derechos de los titulares de la información:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al CENTRO COMERCIAL
SANTA BARBARA DRIVE, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al CENTRO COMERCIAL SANTA
BARBARA DRIVE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
Tratamiento.
c) Ser informado por el CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
f) Las demás que señale la normatividad vigente.
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

Consultas.
Si el titular de la información desea conocer qué tipo de información que posee el
CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, respecto a su persona, debe presentar
la respectiva solicitud la cual deberá ser resuelta en un término de quince (15) días
hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible
cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del
retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5)
días.
Reclamos.
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente
Política, podrá presentar un reclamo al CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE,
el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al CENTRO COMERCIAL
SANTA BARBARA DRIVE, bien al correo electrónico
sbdrivecentrocomercial@hotmail.com con el asunto “reclamo habeas data”. Dicho
escrito deberá contener:
a. El nombre e identificación del Titular.
b. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
c. La dirección, y acompañando los documentos que considere relevantes.
2. Si el reclamo resulta incompleto, el CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE,
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá
que ha desistido del reclamo.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de
la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

PUBLICACIÓN Y VIGENCIA.

El MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE BASES
DE DATOS PERSONALES del CENTRO COMERCIAL SANTA BARBARA DRIVE, se publicará
en cartelera. Así mismo, el presente documento rige a partir del 01 de enero de 2018 y
hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.